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Probleme zwischen Agentur und Firma

Probleme zwischen Agentur und Firma

Wie in jeder Geschäftsbeziehung kann es auch in der Zusammenarbeit zwischen Agentur und dem Kunden schon mal ordentlich krachen. In Projekten wo Termin- und Leistungsdruck an der Tagesordnung sind, und im Idealfall auch eine längere Kundenbeziehung besteht, ist das nichts Ausehenerregendes. Dennoch sollte es die Ausnahme bleiben, denn es kann für die Zusammenarbeit zu einem Problem werden.

Die Erwartungshaltung der Kunden an die Agentur ist oft sehr hoch, was ihr gutes Recht ist. Dabei vergessen die Kunden aber hin und wieder, dass die Agentur nur dann bedingungslosen Einsatz zeigen und über sich selbst hinauswachsen kann, wenn die Arbeitsbeziehung partnerschaftlich und fair ist. Wenn der Kunde ständig nur fordert und gute Leistung als Selbstverständlich erachtet, werden die Mitarbeiter einer Agentur nur noch selten über das normale Maß hinaus Begeisterung und Einsatz zeigen.

Ich möchte Ihnen die wichtigsten Stolpersteine aufzeigen, auf die Sie in der Zusammenarbeit mit der Agentur, achten sollten.

Fehler auf Kundenseite

  • Zu kurzer Zeitraum vom Briefing bis zur Umsetzung. Wenn alles immer ganz schnell gehen muss und keine Zeit für ordentliche Briefings und Rebriefings bleibt, kann am Ende kein gutes Produkt stehen. Kreativität und Qualität benötigen Zeit.
  • Unzureichende Briefings. Der Kunde weiß selbst nicht genau, was er will, hofft aber, dass die Agentur das schon irgentwie richtig macht.
  • Unzureichende Qualität der vom Kunden gelieferten Materialien. Die Agentur muss zu viel Zeit in die Beschaffung und Nachbearbeitung der Materialien investieren, was meist zeitlich und budgetär nicht eingeplant ist.
  • Der Kunde wendet zu wenig Zeit für das Projekt auf und ist selten für Rückfragen erreichbar.
  • Fehlende Einbeziehung. Die Agentur wird als Lead-Agentur nicht pro aktiv in die übergreifende Projektplanungen mit einbezogen.
  • Fehlende mittel- und langfristige Planungsmöglichkeiten seitens der Agentur, da der Kunde keine Jahresübersicht hat. Ein Unternehmen benötigt Planungssicherheit, nur dann können die vorhandenen Ressourcen effektiv eingesetzt werden. Kann die Agentur nicht in die Zukunft planan, dann kann sie auch nicht die benötigten Mitarbeiter einstellen, bzw. vorhalten.
  • Kein konsolidiertes Feedback vom Kunden. Die Fachabteilungen stimmen sich nicht untereinander ab und widersprechen sich in ihren Feedbacks und Anweisungen.
  • Zu viele Ansprechpartner, da verschiedene Fachabteilungen an dem Projekt beteiligt sind.

Fehler auf Agenturseite

  • Timings werden vom Projektteam regelmäßig gerissen. Die Glaubwürdigkeit gegenüber dem Unternehmen sinkt.
  • Der Kundenberater ist selten erreichbar.
  • Das Projektteam verhält sich in langen Produktionsphasen zu still und gibt dem Kunden keine regelmäßigen Statusmeldungen.
  • Der Projektmanager erstellt keine Protokolle. Absprachen werden vergessen und nicht ans Team weiter gegeben.
  • Der Projektmanager stimmt sich zu wenig mit den Fachbereichen ab und entscheidet zu viel fachspezifische Themen alleine.
  • Das Kreativ-Team bindet den Kundenberater zu wenig in die kreativen Entscheidungen mit ein.

Lösungsansätze

Jeder Punkt für sich ist kein Weltuntergang, kann aber auf Dauer eine gute Kundenbeziehung stark beinflussen. Folgende Lösungsansätze könnten dabei helfen, die Situation zu verbessern.

Bestimmen Sie einen Ansprechpartner

  • der bei allen laufenden und geplanten Projekten involviert ist und somit den Informationsaustausch in den Teams sicherstellt,
  • eine kurz- und mittelfristige Themen- und Projektplanung durchführen kann,
  • bei Konflikten Entscheidungen in Bezug auf Prioritäten einholen kann.

Auf Agenturseite braucht es einen Ansprechpartner, der

  • inhaltlich in den laufenden Themen involviert ist,
  • regelmäßig vor Ort ist (mindestens alle 2-3 Monate einmal),
  • ggF. an Abteilungsmeetings des Kunden teilnimmt, um über Probleme in der Zusammenarbeit informiert sein.

Die Agentur sollte eine Projektstatus-Übersicht haben, um frühzeitig Ressourcenengpässe zu erkennen, und sich mit dem zentralen Ansprechpartner über alle keim Kunden laufenden Projekte abzustimmen.

Es sollte sich über alle Phasen hinweg an den Prozess gehalten werden

  • Briefings werden in einer einheitlichen Vorlage erstellt.
  • Zu jedem Briefing gibt es ein Rebriefing.
  • Rebriefings werden von der Umsetzung durch die Agentur vom Kunden geprüft und freigegeben.
  • Feedbacks sind bei Projekt-Meilensteinen zwischen den Ansprechpartnern abzustimmen und werden nur konsolidiert und schriftlich geliefert.
  • Es wird sich an im Angebot genannte Korrekturschleifen gehalten.

Projektmanager auf Agenturseite sollten sich regelmäßig mit ihrem Ansprechpartner treffen und über aktuelle und geplante Themen sprechen bei denen die Agentur Input brauchen könnte. Gemeinsam sollten durchgeführte Projekte und dort aufgetretene Probleme analysiert werden, um die laufende Zusammenarbeit stetig verbessern und zu vereinfachen.

Wenn Sie es schaffen, die Mehrzahl der genannten Ratschläge einzuhalten, verspreche ich Ihnen, das Sich die Kunden-Agenturbeziehung deutlich verbessern wird. Sollten Sie nicht die Ressourcen haben um die genannten Mitwirkungspflichten zu erfüllen, holen Sie sich professionelle Unterstützung.

Agenturio steht Ihnen in jeder Phase der Zusammenarbeit mit Agenturen fachmännisch zu Seite.

2018-12-17T09:13:21+00:00

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