Kommunikation

Intern:

Die Projektmanagerin ist für die Verzahnung der einzelnen Abteilungen zuständig. In der Abteilungsübergreifenden Kommunikation stellt Sie eine Art Bindeglied dar. Wenn ein Projekt erfordert, dass mehrere Abteilungen Einzeldienstleistungen erbringen, sorgt Sie für eine flüssige interne Absprache und überwacht die interne Terminierung.

Extern:

Die Projektmanagerin fungiert als Ansprechpartner für den Kunden während des Projektablaufs. Sie ist dafür zuständig erbrachte Dienstleistungen, oder Teildienstleistungen, mit dem Kunden durchzusprechen, und Korrekturwünsche aufzunehmen. Im Rahmen von „Projekt-Status-Nachrichten“, hält sie den Kunden über Neuigkeiten und Veränderungen im Kontext der beauftragten Dienstleistung auf dem Laufenden.

Projekt-Planung und Projektablauf

Vorab:

Die Projektmanagerin ist für die Annahme und Verarbeitung von Projekt-Informationen im Rahmen der ersten Briefings und den darauf folgenden Austausch mit dem Kunden zuständig. Sie sorgt für ein flüssiges internes und externes Kampagnen-Onboarding und weist den Mitarbeitern die anfallenden Aufgaben mit dazugehörigen Deadlines zu. Jegliche Aufgaben werden in die verwendete Projektierungs-Software Bitrix24 eingetragen und den Mitarbeitern zugewiesen.

Währenddessen:

Gesteckte Zwischenziele müssen erreicht werden. Um dies zu ermöglichen soll die Projektmanagerin stets ein Auge darauf haben, ob der Projekt-Status planmäßig erscheint, oder ein etwaiger Verzug zu erkennen ist. Je nach Projektumfang steckt die Projektmanagerin Kunden-Rücksprache-Intervalle ab, und sorgt für einen stetigen Informationsaustausch zwischen Kunde und Agentur. Der Kunde soll zu jedem Zeitpunkt das Gefühl haben, bestens über jegliche Kampagnen-fortschritte und etwaige Teilerfolge informiert zu sein.

Hinterher:

Bei Beendigung einer Kampagne stellt die Projektmanagerin eine Zusammenfassung und Dokumentation des Projektes zusammen. Hier werden die erbrachten Dienstleistungen ein mal plakativ aufgezeigt und ggf. sichtbare Nachweise erbracht. Sollte es bereits erste Ergebnisse geben (z.B. Rankings im Rahmen einer SEO-Dienstleistung), so können diese ebenfalls in die Dokumentation eingebracht werden. Sollte die Projektmanagerin im Projektablauf etwaige Problemfelder identifiziert haben, so ist es Ihre Aufgabe Projekt-Feedbacks zu initiieren. Dabei sollen Präventivmaßnahmen für das Vermeiden gleicher Fehler bei zukünftigen Projekten erarbeitet werden.

Projekt-Controlling

Die Wirtschaftlichkeit ist das oberste Gut jeder Unternehmung..

Die Projektmanagerin soll stets ein Auge auf die Einhaltung des kalkulierten Arbeitsstunden-Budgets haben. Jede Teilaufgabe wird mit einer zu erreichenden Maximal-Arbeitsdauer versehen welche es einzuhalten gilt. Sollte es nötig sein weitere Arbeitsstunden freigeben zu lassen, so sorgt die Projektmanagerin frühzeitig für eine Kommunikation des Mehraufwandes gegenüber dem Kunden.

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, gibt die Projektmanagerin der Sales-Abteilung ein Feedback, ob die kalkulierten Arbeitsstunden ausreichend gewesen sind, oder ob beim nächsten mal gewisse Dienstleistungen im Stundenumfang korrigiert werden müssen.